サイズを決めろ

プログラマであればわかると思うし、それ以外の方々も身を持ってそれを経験しているかと思う。

サイズは統一しろ

例えばノートや手帳、メモ用紙にしても同じだ。それら全てについて同じサイズとする必要はないが、例えば手帳やノートはB6、メモ用紙はB7のように固定しなければ不便極まりない。

例えば私はメモはB5とB7で、ノートはB6と決めている。これは何年も前に決めたことで、それまでの躊躇いの中から自然に最適であったものが選ばれていった結果になる。

[図解]仕事のムダが9割なくなる! フォーマット書類術

なぜその固定が必要かというと、情報整理や情報統合、情報活用はまず、フォーマットの固定から始まるからだ。

これはプログラマならすぐにイメージできるだろう。DBにデータを入れる時はRDBならデータ形式やデータのあり方をまずは決め、Char型などならそれらの最大文字数まで決める必要がある。

プログラマ以外は本について考えて貰えばわかりやすいだろう。新書や文庫は出版社により数ミリの違いがあるが、ほぼ一定であるし、出版社内では年代の違いはあれどサイズは固定されている。そして、表紙などについても統一されているために本棚に並べやすく、並べたとしても背表紙の一覧が非常に見やすい。そして、それによりタイトルや著者が探しやすい。

だが単行本になるとサイズはある程度決まりはあるものの、統一されておらず、さらには特別感を出すためにわけのわからないサイズや特殊な装丁をほどこしたりする。それは本をよく読む人からすればいかに鬱陶しいは経験しているだろう。本棚に並べた本はガタガタになり、タイトル表記も統一されていない。本棚に収まらない本は本棚の上に積まれるか、どこかにしまわれる。これはサイズが統一されていないために起こる問題だ。

本を読まない方は名刺サイズとしても考えられる。名刺はフォーマットがあるから保存性があるにも関わらず、二つ折や特殊なサイズの物が面倒くさいことが経験あるだろう。小さいサイズはケースから取り出しづらく、大きいサイズはファイルに入らないので折りたたむ必要がある。こんなに迷惑なことはない。

作った側からすれば注目してもらえると勘違いしているかも知れないが、それは「迷惑」として「注目」されている事が大半だろう。私はそうした名刺をもらうと、ほぼ例外なく「相手のことを考えずに自分の都合を押しつける人」と言う感想を持つ。フォーマットサイズであったとしても、裏やら表やらに社名や名前、連絡先が入り乱れているのも鬱陶しいだろう。

名刺は自己紹介のツールなのだから、特殊なことをしないで欲しい。特殊なことをするということは、見つけづらい、見づらいということにつながってしまう。そうすれば名刺の意味を成していないであろう。

このようにまずはサイズの統合が情報を集め、整理することの第一の条件だ。その条件をクリアしなければ、内容をフォーマット化することも出来ない。フォーマットを同じように作ったとしても、サイズが統一されていなければ同じように扱うことは出来ない。

例えばメモにしても、同じサイズのメモの中に小さいメモがあればそれは目につかず、そのメモは無いものとして扱われるかも知れない。もしくは小さいがゆえに、メモの束から脱落して紛失するかも知れない。大きい物もしかりで、大きければ別の場所に保存されるか、折りたたまれてしまう。折りたたまれてしまえば手間をかけて開かなければ中を見られることはないし、別の場所に保存されてしまえば一緒には扱われなくなる。

ノートで考えてもB6ノートであれば新書棚に入れることができるが、それ以上の大きいサイズになると本棚に入れることが出来ない。ということはメモと同じく他の場所に保存されてしまうことになる。一冊のために本棚のサイズを買えてしまえば、小さいサイズのノートの周りはスペースが余ってしまうことになるだろう。

ノートやメモのサイズが決まれば、そのサイズに合わせてフォーマットが出来、フォーマットがあるから活用や整理が出来るようになる。

フォーマットが決まるとは、例えば電話の伝言メモにしても、何時に電話があったのか、誰からか、どんな内容か、返事の必要はあるのか、というようなことを一定の法則で書くことだ。それが毎回バラバラであれば、返事の必要性を誤って理解してしまうこともある。電話メモのような単純なものであれば多少の融通は聞くかも知れないが、メモというのは多種多様なものが有り、それらについて全てフォーマットがなければ全てのメモを読み込まなければ理解できないことになるだろう。

女に多いが、わけのわからないデザインのメモや毎回違ったサイズのメモを使われることは迷惑極まりない。私はそのようなメモを使っている人には、私にメモを渡すときは5x3の情報カードに貼り付けるか、B5の紙に貼り付けてから貰うことにしていた。

手間を書けることになってしまうが、そうしなければそれらの乱雑なメモを保存しておける自信がないからだ。そのうちに他の人も同じように情報カードに貼り付けるようになり、前職ではメモのフォーマットが決められることになった。これによって紛失や連絡の行き違いが無くなったことは想像に難しくないだろう。

頼むからサイズを決めてくれ。